Gemeenteraadslid Eva Vanhoorne (Groen) stelde op de Brugse gemeenteraad van 1 september nieuwe vragen bij de manier waarop Stad Brugge de concessie voor de Brugse kerstmarkt heeft afgehandeld. Aanleiding zijn documenten die ze na de gunning via openbaarheid van bestuur verkreeg. Daaruit blijkt onder meer dat BHC op 1 juli, ruim drie weken na de indieningstermijn, nog documenten aan de stad bezorgde met als onderwerp “wijzigingen”. Ook bij de concrete selectie van de standhouders rijzen volgens Vanhoorne nieuwe vragen. “Het antwoord van ABB dat vandaag aan de gemeenteraad wordt meegedeeld, gaat over de concessievoorwaarden die in april werden goedgekeurd. Het zegt niets over wat daarna tijdens de gunning en uitvoering is gebeurd.”

ABB neemt geen toezichtsmaatregel naar aanleiding van de klacht die een kandidaat-ondernemer op 26 mei indiende. Toch maakt het agentschap zelf een belangrijke kanttekening. Het criterium “geschiktheid van de kandidaat op basis van referenties en ervaring”, dat voor 20 punten meetelde bij de gunning, had volgens ABB in principe een selectiecriterium moeten zijn. De stad moet daar bij toekomstige procedures rekening mee houden.

“Dat is iets anders dan zeggen dat ABB het volledige dossier heeft onderzocht en alles in orde heeft bevonden”, zegt Vanhoorne. “ABB beoordeelde de concessievoorwaarden van april. Over wat daarna tijdens de gunning gebeurde, zegt dit antwoord niets.”

Wat gebeurde er na de indieningstermijn?

En precies daar rijzen intussen nieuwe vragen. Op 8 juni, de uiterste indieningsdatum, vroeg Vanhoorne de oorspronkelijke indieningsmails en bijlagen van de vier kandidaten op. De stad weigerde omdat de procedure nog liep. Ze wees daarbij zelf op het risico dat openbaarmaking ertoe zou kunnen leiden dat kandidaten nog een “aangepaste offerte” zouden indienen met een kennisvoorsprong op concurrenten.

Na de gunning vroeg Vanhoorne de documenten opnieuw op.

“In het dossier dat ik uiteindelijk kreeg, zit een mail waarmee BHC op 5 juni zijn offerte indiende. Maar de oorspronkelijke bijlagen ontbreken. Daarnaast zit er een mail van 1 juli, ruim drie weken na de indieningstermijn en amper vijf dagen voor de gunningsbeslissing. Het onderwerp: ‘Fwd: wijzigingen’. BHC schrijft daarin: ‘hierbij zoals gevraagd de beide documenten’.”

De stad bevestigde intussen dat na de indieningstermijn een document met beoordelingscriteria dat deel uitmaakte van de offerte werd aangepast. Volgens de stad ging het uitsluitend om de rechtzetting van een juridisch incorrect criterium over herkomst.

“Dat kan perfect de verklaring zijn. Maar dan moet toch eenvoudig kunnen worden aangetoond wat oorspronkelijk op 5 juni werd ingediend, wat de stad nadien precies heeft gevraagd en wat vervolgens werd gewijzigd. Net die oorspronkelijke bijlagen en voorafgaande communicatie heb ik nog niet gekregen. Ik heb die opnieuw opgevraagd.”

Vanhoorne benadrukt dat ze daarmee niet beweert dat er een onregelmatigheid is gebeurd. “Maar zolang die stukken ontbreken, kunnen we ook niet controleren of het inderdaad uitsluitend om die ene rechtzetting ging en of alle kandidaten tijdens de procedure op dezelfde manier zijn behandeld.”

Ook standhouderselectie roept vragen op

Ook bij de selectie van de standhouders rijzen vragen over hoe wat bij de gunning werd beloofd zich verhoudt tot wat nu concreet gebeurt. Die selectie was met 60 op 100 punten veruit het belangrijkste gunningscriterium. BHC behaalde daarop 50 op 60, onder meer dankzij een “onafhankelijke selectiecommissie”, geanonimiseerde beoordeling en garanties over objectiviteit en onafhankelijkheid.

In de concrete selectiecommissie zetelen echter de voorzitter en twee bestuursleden van BHC, naast één à twee externen en een juridisch deskundige. Minstens de helft van de commissie bestaat dus uit vertegenwoordigers van BHC zelf.

Ook de procedure roept vragen op. Kandidaturen moesten oorspronkelijk tegen 4 augustus binnen zijn. Van minstens één kandidaat staat vast dat hij pas op 9 augustus bijkomende uitleg over de beoordelingswijze kreeg en vervolgens zijn dossier nog tot 11 augustus mocht aanpassen.

Bovendien geeft de uiteindelijke beoordelingsmatrix voor “historiek en ervaring” een nieuwe kandidaat met relevante ervaring elders 5 op 15, iemand met één tot drie Brugse deelnames 10 op 15 en een “trouwe kandidaat” met meer dan drie deelnames 15 op 15.

“BHC spreekt over 120 kandidaten voor 80 plaatsen. Dan worden straks veertig kandidaten niet geselecteerd. Juist dan moet er geen enkele twijfel kunnen bestaan over de onafhankelijkheid, objectiviteit en gelijke behandeling.”

“Eerst alle stukken op tafel”

Vanhoorne wacht voorlopig op het antwoord op haar nieuwe vraag tot openbaarheid van bestuur.

“Ik trek vandaag bewust nog geen conclusie over de wettigheid van de gunning. Daarvoor wil ik eerst het volledige dossier kunnen reconstrueren. Maar het omgekeerde geldt natuurlijk evenzeer: zolang essentiële stukken ontbreken, kan niemand dit antwoord van ABB gebruiken om te zeggen dat het volledige kerstmarktdossier onderzocht en goed bevonden is.”

“De vragen zijn nochtans eenvoudig: welke offerte van BHC werd uiteindelijk beoordeeld? Wat werd na de indieningstermijn nog gevraagd en gewijzigd? Kregen alle kandidaten daarbij dezelfde mogelijkheden? En wordt de selectie van de standhouders uitgevoerd zoals ze aan de stad werd voorgesteld en waarvoor BHC 50 op 60 kreeg?”

“Daar wil ik eerst duidelijke antwoorden op. Tot die tijd is dit ABB-antwoord geen eindpunt van het kerstmarktdossier. Integendeel: de documenten die nadien boven water kwamen, roepen net nieuwe vragen op.”